Wie Outsourcing des First Level Supports Deine IT-Abteilung entlasten kann

Das Outsourcing des First Level Supports kann für dein Unternehmen entscheidend sein, um eine nachhaltige Entlastung der IT-Abteilung zu erreichen und die Effizienz zu steigern. Stell dir vor, dass dein IT-Team sich endlich wieder auf die Aufgaben konzentrieren könnte, die wirklich von Bedeutung sind – strategische Projekte, Innovationen und komplexe technische Probleme. Stattdessen befinden sie sich häufig in einer Vielzahl von Routineanfragen, die sie Zeit und Energie kosten. In diesem Blogpost möchten wir verdeutlichen, wie Outsourcing des First Level Supports nicht nur dein IT-Team, sondern auch dein gesamtes Unternehmen erfolgreich machen kann.

Was ist First Level Support und welche typischen Probleme gibt es?

Definition: Die erste Kontaktstelle für IT-Fragen und technische Probleme in einem Unternehmen ist der First Level Support. Einfache und häufige Anfragen wie Passwort-Zurücksetzungen, Softwareinstallationen oder grundlegende Fehlermeldungen werden vom Team, das diesen Support leistet, bearbeitet. Ihre primäre Aufgabe ist es, möglichst viele Probleme direkt zu lösen, ohne diese an spezialisiertere Teams zu übermitteln.

Probleme: Häufig kommt es im First-Level-Support zu Problemen aufgrund der großen Anzahl von Anfragen, die in Spitzenzeiten aufkommen können. Sowohl die Mitarbeiter, die Unterstützung benötigen, als auch die IT-Support-Mitarbeiter selbst sind dadurch schnell überlastet, lange Wartezeiten und frustriert. Da sich viele dieser Anfragen wiederholen und wenig anspruchsvoll sind, kann dies auch dazu führen, dass das IT-Team weniger motiviert ist und wertvolle Ressourcen, die für anspruchsvollere Aufgaben bestimmt sind, gebunden werden.

Warum Outsourcing des First Level Support die Lösung sein kann

Wenn es darum geht, Deine IT-Abteilung zu entlasten und gleichzeitig die Effizienz zu steigern, kann das Outsourcing des First Level Supports für Dein Unternehmen eine wirkliche Lösung darstellen.

Effizienzsteigerung: Wenn Du Routineanfragen an externe Experten übergibst, die darauf spezialisiert sind, schnell und effektiv zu arbeiten, kannst Du die Bearbeitung dieser an externe Experten übertragen. Das hat zur Folge, dass Ihre Mitarbeiter weniger Wartezeiten haben und die Bearbeitungsgeschwindigkeit höher ist, da der Dienstleister normalerweise über verbesserte Abläufe und Technologien setzt. Auf diese Weise wird Ihr IT-Support generell schneller und effektiver.

Kosteneinsparung: Statt eines großen internen Support-Teams kann es viel günstiger sein, den First-Level-Support auszulagern. Du bezahlst ausschließlich die Dienstleistungen, die tatsächlich angeboten werden, und reduzierst dabei die Ausgaben für zusätzliche Mitarbeiter, Schulungen und Infrastruktur. Darüber hinaus kannst du auf Veränderungen im Bedarf an Unterstützung flexibel reagieren, ohne fortlaufend neue Ressourcen zur Verfügung stellen zu müssen.

Konzentration auf zentrale Aufgaben: Dein internes IT-Team kann sich durch die Befreiung von alltäglichen Aufgaben wieder auf die wirklich wichtigen Themen konzentrieren. Das heißt, dass mehr Zeit für strategische Projekte zur Förderung Ihres Unternehmens und für die Bewältigung komplexer technischer Probleme zur Verfügung steht. Dein IT-Team wird effizienter, motivierter und kann dem Unternehmen einen größeren Mehrwert bieten.

Wie funktioniert das Outsourcing des First Level Support?

Das Outsourcing des First-Level-Supports kann Deinem Unternehmen zwar einen erheblichen Nutzen bringen, doch für einen erfolgreichen Ablauf sind einige wesentliche Schritte zu beachten.

Bei der Auswahl des passenden Partners handelt es sich zunächst um die Auswahl eines passenden Dienstleisters. Hier ist es wichtig, dass der Anbieter Erfahrung im Bereich IT-Support hat und Ihre individuellen Bedürfnisse versteht. Wir unterstützen dich gern bei deinem IT Support. Mit über 25 Jahren Erfahrung können wir gemeinsam starke Lösungen für deine Probleme finden. 

Implementierungsprozess: Der Implementierungsprozess startet, sobald Du den passenden Partner identifiziert hast. Dieser beinhaltet die Übermittlung der relevanten Daten und Systeme an den Dienstleister sowie die Einbindung seiner Dienstleistungen in deine aktuellen IT-Prozesse. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, ist eine klare Kommunikation und eine ausführliche Planung von entscheidender Bedeutung. Eine Übergangsphase, in der sowohl Dein internes Team als auch der Dienstleister zusammenarbeiten, um die Abläufe zu optimieren, sowie Schulungen für externen Support sind nützlich.

Skalierung und Flexibilität: Skalierung und Flexibilität stellen einen weiteren bedeutenden Aspekt des Outsourcings dar. Ein externer Dienstleister ist in der Lage, schnell und flexibel zu reagieren, wenn Dein Unternehmen expandiert oder es saisonale Schwankungen im Supportbedarf gibt. Das heißt, wenn die Anzahl der Anfragen zunimmt, brauchst du nicht sofort neue interne Ressourcen zu schaffen – der Dienstleister kann sein Team entsprechend erweitern. Diese Flexibilität erlaubt es Dir, ohne langfristige Verpflichtungen oder zusätzliche interne Kosten immer die erforderlichen Kapazitäten zur Verfügung zu haben. Dies gewährleistet, dass Dein IT-Support zu jeder Zeit optimal aufgestellt ist, unabhängig von den Veränderungen der Anforderungen.

Beispiel:

Nehmen wir an, dass dein Unternehmen, das wir als „Innovatech GmbH“ bezeichnen, ein deutliches Wachstum verzeichnet hat und das IT-Team von Routineanfragen wie Passwort-Resets und einfachen Softwareproblemen überlastet wird. Innovatech stellt den First Level Support einem externen Dienstleister zur Lösung des Problems zur Verfügung. Dies befreit das IT-Team von alltäglichen Aufgaben und ermöglicht es ihm, sich wieder auf strategisch bedeutende Projekte zu fokussieren. Da der Dienstleister effizienter funktioniert, führt dies zu Kosteneinsparungen für das Unternehmen. Dadurch wird Innovatech effizienter und konzentriert sich auf das Wesentliche – ein echter Gewinn.

10 Vorteile des Outsourcing des First Level Support

1. Steigerung der Effizienz: Outsourcing des First Level Support ermöglicht es spezialisierten Dienstleistern, Routineaufgaben zu übernehmen, die Anfragen schneller und effektiver bearbeiten können. Dies hat zur Folge, dass die Reaktionszeiten verkürzt und die Endnutzer zufriedener sind.
   
2. Einsparung von Kosten: Ein externer Anbieter kann häufig günstiger als ein internes Team sein. Du reduzierst die Personal-, Schulungs- und Infrastrukturkosten und bezahlst ausschließlich die tatsächlich erbrachten Leistungen. Darüber hinaus ist es dem Dienstleister möglich, flexibel auf Veränderungen im Bedarf an Unterstützung zu reagieren, was die Budgetplanung und -nutzung auf lange Sicht verbessert.
   
3. Konzentration auf zentrale Aufgaben: Dein IT-Team kann sich auf strategisch bedeutsame Projekte konzentrieren, die das Unternehmen vorantreiben, da es von den alltäglichen Routineaufgaben befreit ist. Dies hat zur Folge, dass in der IT-Abteilung die Produktivität und Innovationskraft gesteigert werden.
   
4. Zugang zu modernster Technologie und Fachwissen: Fachkundige Anbieter von Unterstützungsleistungen setzen fortlaufend Geld in die neuesten Technologien und Schulungen ihrer Mitarbeiter. So kannst du von aktuellem Fachwissen und modernen Werkzeugen profitieren, ohne dass du selbst in kostspielige Fortbildungen oder Systeme zahlen musst.
   
5. Verbesserung der Servicequalität: Externe Dienstleister können aufgrund von spezialisierten Abläufen und erfahrenen Support-Teams häufig eine verbesserte Servicequalität anbieten. Dies hat zur Folge, dass die Bearbeitungszeiten verkürzt werden und die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter und Kunden steigt.
   
6. Minimierung von Risiken: Bei Outsourcing-Partnern wurden häufig erfolgreiche Sicherheits- und Datenschutzprotokolle eingeführt. Dadurch wird die Gefahr von Datenausfällen verringert und es wird sichergestellt, dass die Compliance-Vorschriften eingehalten werden.
   
7. Die Implementierung neuer Dienstleistungen wird beschleunigt: Externe Dienstleister verfügen über die Mittel und das Fachwissen, um rasch auf neue Bedürfnisse zu reagieren und neue Dienstleistungen oder Technologien effizient umzusetzen.Mehrsprachige Unterstützung: Viele Outsourcing-Partner stellen Unterstützung in unterschiedlichen Sprachen zur Verfügung, was insbesondere für Unternehmen mit internationaler Tätigkeit oder für solche mit einer Vielfalt an Mitarbeitern von großem Nutzen ist.
   
8. Feedback zur kontinuierlichen Verbesserung: Um ihre Dienstleistungen kontinuierlich zu optimieren, nehmen professionelle Support-Anbieter regelmäßig Rückmeldungen entgegen und analysieren diese. Dein Unternehmen profitiert auch von einem ständig verbesserten Support.
   
9. Entlastung bei Personalknappheit: Der externe Partner sorgt dafür, dass der Support auch bei Krankheit, Urlaub oder unvorhergesehenen Ausfällen im internen Team ununterbrochen fortgesetzt wird.
   
10. Zugang zu bewährten Verfahren: Outsourcing-Partner kooperieren mit einer Vielzahl von Kunden und Branchen, wodurch sie eine Vielzahl von etablierten Methoden und Lösungsansätzen zur Verfügung stellen, von denen Ihr Unternehmen Nutzen ziehen kann.

Fazit

Jetzt hast du einen ausführlichen Einblick in die Möglichkeiten, wie das Auslagern des First-Level-Supports dein Unternehmen effizienter, wirtschaftlicher und flexibler gestalten kann. Die Vorzüge reichen von der Erleichterung deines IT-Teams bis zur Steigerung der Servicequalität. Um Dein Unternehmen auf das nächste Level zu bringen und gleichzeitig Dein IT-Team nachhaltig zu stärken, könnte dieser Beschluss der entscheidende Schritt sein.

Zögere nicht mehr, wenn du bereit sind, den nächsten Schritt in der Optimierung deines IT-Supports zu gehen. Gemeinsam suchen wir die optimale Lösung für dein Unternehmen! Kontaktier uns heute noch, um eine kostenlose Beratung zu erhalten. Unser erfahrenes Team unterstützt dich dabei, das Outsourcing auf deine Bedürfnisse zugeschnitten durchzuführen.

Wenn du noch mehr Eindrücke zum Thema Design und Marketing erhalten möchtest, dann folg uns gern auf Instagram.